NVI-rapportering ved institusjonene
Rapporteringen gjennomføres i henhold til etablerte rapporteringskrav, nedfelt i rapporteringsinstruksen og består av tre faser: 1. registrering, 2. kvalitetssikring og godkjenning og 3. rapportering av data til departementene.
Kvalitetssikring og godkjenning foregår normalt i tre ledd ved institusjonene:
- Den lokale superbruker (institutt/senter-nivå) sjekker om publikasjonen er registrert i riktig kategori (tellende NVI-kategori vs ikke tellende kategori), sjekker om publikasjonskanalen er riktig registrert (ISBN vs ISSN-nummer, Nivå 1/Nivå 2/ ikke tellende) samt at institusjonens adresse registrert i NVI/Cristin samsvarer med adresse angitt som forfatteradresse på selve publikasjonen (pdf-versjonen av artikkelen, antologien eller monografien).
- Instituttleder/senterleder går gjennom postene og gir sin formelle godkjenning for at innhold i samtlige NVI-poster som rapporteres for den aktuelle institutt/senter, samsvarer med opplysningene på selve publikasjonen.
- Institusjonell superbruker foretar en parallell kontroll og kvalitetssikring av enhetenes rapportering og foretar bl.a. stikkprøver for å sikre best mulig datakvalitet i de rapporterte postene, samt at ingen rapporterbare poster i NVI i Cristin er utelatt fra rapporten. Institusjonell superbruker genererer den endelige versjonen av institusjonell rapport, sørger for formell godkjenning fra universitetsdirektør/forskningsdirektør og sender rapporten.
Tvisteutvalgets mandat
Alle deltakende institusjoner på en publikasjon må godkjenne sin deltakelse før posten kan inkluderes i institusjonenes rapporter. Dette innebærer at før sampublikasjoner kan rapporteres, må det oppnås enighet mellom institusjonene når det gjelder:
- Kategorisering av publikasjoner (tellende NVI-kategori vs ikke tellende kategori)
- Tolking og registrering av institusjonenes adresser angitt som forfatteradresser på publikasjonen samt tolking av forfatternes tilknytning til institusjonen
- Rapporteringsår
Tvisteutvalget for NVI-rapporteringen er oppnevnt for å avgjøre saker der partene (dvs institusjonene) ikke kommer til enighet om ett eller flere av disse punktene.
Eventuelle uenigheter mellom institusjoner om hvordan en sampublikasjon skal rapporteres, søkes avklart mellom institusjonene på tidligst mulig stadium i rapporteringen. Dialogen mellom institusjonene skjer via institusjonelle superbrukere.
Hvis det ikke oppnås enighet, meldes saken til avgjørelse ved tvisteutvalget. Saken meldes av institusjonen v/institusjonell superbruker til Cristin-sekretariatet med kopi til de involverte institusjonenes superbrukere.
Utvalgets sammensetning
Utvalget er satt sammen av en representant fra UH-sektoren, en fra instituttsektoren og en fra helsesektoren. Medlemmer til Tvisteutvalget blir nominert fra Universitets- og høgskolerådet (UHR), Forskingsinstituttenes fellesarena (FFA) og De regionale helseforetakene (RHF). UHR koordinerer utvalgsprosessen og UHR-Publisering vedtar endelig sammensetning.
Saksgang for behandling av saker i tvisteutvalget
- Saker meldes inn fra de rapporterende institusjonene v/institusjonell superbruker til Cristinsekretariatet med kopi til de involverte institusjonenes superbrukere. innen 1. mars.
- Alle involverte institusjoner må sende sin dokumentasjon til Cristin-sekretariatet innen 3 virkedager.
- Saksfremlegg skal bestå av postnummer og et fremlegg av uoverensstemmelse samt kopi av relevant underlagsmateriale (for eksempel artikkel, relevante kolofonsider, relevante kapitler, relevant omtale på utgivers nettsider)
- De involverte institusjonene informeres om at saken er meldt inn for behandling i tvisteutvalget.
- Saker oversendes fra Cristin-sekretariatet til medlemmer i tvisteutvalget noen dager etter fristen.
- Cristin-sekretariatet avtaler og legger til rette for et møte i tvisteutvalget for endelig behandling av sakene.
- Sakene avgjøres i henhold til gjeldende rapporteringsinstruks (fastsatt av Kunnskapsdepartementet, Helsedepartementet og NIFU i samarbeid med Cristin). Tvisteutvalget kan innhente ekspertuttalelse på felter der utvalget ikke har tilstrekkelig kompetanse til å foreta en vurdering.
- Cristin-sekretariatet sender avgjørelse til institusjonene v/institusjonelle superbrukere.
Tvisteutvalgets avgjørelser er endelig. Det er derfor viktig at de berørte parter sørger for å levere god dokumentasjon som belyser alle sider i tvisten.
